Voyages d’affaires : le guide complet pour des déplacements réussis

Un voyage d’affaires peut être à la fois productif et agréable, à condition d’être bien organisé. Emporter un bagage léger, prendre soin de soi et choisir un hôtel adapté : découvrez le guide complet pour planifier votre déplacement professionnel en toute sérénité.

Il peut être tentant d’emporter une tenue pour chaque éventualité. Pourtant, voyager léger vous fait gagner du temps à l’aller comme au retour. En effet, les bagages légers sont plus faciles à ranger, quel que soit le moyen de transport que vous empruntez. Gardez des forces pour la salle de sport de l’hôtel, plutôt que d’avoir à porter une valise trop lourde. Emportez des vêtements correspondant au nombre exact de jours de votre déplacement et privilégiez des couleurs neutres comme le noir, le bleu marine, le gris et le blanc, qui se combinent facilement.

Dans l’avion ou le train, pensez à porter vos vêtements les plus volumineux, à moins que vous n’ayez la chance de partir dans une région chaude et ensoleillée qui ne nécessite aucun vêtement épais.

Les sacs de compression permettent de gagner de la place et de mieux organiser vos bagages. En séparant vos affaires, vous pouvez facilement trouver ce dont vous avez besoin dès votre arrivée. Les housses de rangement offrent les mêmes avantages et permettent également d’éviter les plis en réduisant les frottements entre les vêtements. Rouler vos vêtements plutôt que de les plier est également une bonne technique pour éviter de les froisser.

Bien organiser vos bagages peut vous éviter beaucoup de stress. Si vous savez exactement dans quelle poche ou quel compartiment se trouve chacun de vos effets personnels, vous pouvez rapidement trouver ce dont vous avez besoin, que ce soit pendant le voyage ou à destination. Si vous prenez l’avion, vous pouvez également éviter tout désagrément en prévoyant une tenue de rechange dans votre bagage à main, au cas où votre vol serait retardé.

Conseils pour préparer vos bagages en vue d’un voyage d’affaires 

• Voyagez léger en utilisant des sacs de compression et des housses de rangement.
• Roulez vos vêtements pour éviter de les froisser.
• Choisissez des couleurs neutres faciles à assortir.
• Achetez des bagages de bonne qualité pour plus de sécurité et de durabilité. 
• Ayez toujours une trousse de toilette prête pour votre prochain voyage.

Pour voyager en toute sérénité, prévoyez chaque étape de votre trajet en amont : enregistrez les numéros de téléphone des compagnies de taxi locales et familiarisez-vous à l’avance avec les plans de métro. Renseignez-vous également sur les salons VIP des aéroports, qui vous offriront un confort supplémentaire pendant votre voyage d’affaires. N’oubliez pas de vérifier les horaires et les distances des petits trajets, comme ceux entre votre hôtel et un centre de conférence, et consultez les horaires des navettes d’aéroport.

Si vous faites un long voyage suivi d’une réunion le lendemain, envisagez de passer la première nuit dans un hôtel à l’aéroport ou à proximité de la gare, afin de vous reposer et de n’avoir qu’un court trajet à faire pour rejoindre votre lieu de réunion le jour suivant.

Si vous arrivez ou partez de Paris en avion, prendre des forces avant votre vol en séjournant une nuit au Novotel Paris Charles-de-Gaulle Airport. Idéalement situé à l’aéroport de Paris-Charle-de-Gaulle, il met à votre disposition cinq salles de réunion pour organiser vos événements professionnels.

Votre téléphone, votre ordinateur portable et vos tenues professionnelles sont bien sûr indispensables lorsque vous préparez vos bagages pour un voyage d’affaires, mais n’oubliez pas non plus d’autres accessoires essentiels. Emportez par exemple une batterie externe, afin de pouvoir recharger votre téléphone et vos autres appareils en l’absence de prise murale.

N’oubliez pas non plus de recharger vos propres batteries avec des en-cas sains pour rester en forme de votre départ de la maison à votre arrivée en réunion. Noix, fruits secs, barres protéinées et chocolat noir sont autant d’options équilibrées et énergétiques à glisser dans votre sac pour reprendre des forces quand vous en avez besoin.

Avant votre départ, informez-vous en détail sur les ordres du jour des réunions et les itinéraires prévus. Une recherche approfondie sur vos clients ou produits vous donne un avantage stratégique sur place. Cette préparation minutieuse vous fait gagner du temps pendant votre voyage, libérant ainsi une heure ou deux pour une pause-café bien méritée ou un soin dans un spa. Vous pouvez ensuite aborder vos réunions avec un niveau de confiance maximal.

Que vous organisiez un voyage professionnel pour vous-même, vos collègues ou vos clients, prévoyez des phases de repos entre les réunions. Comme pendant un voyage touristique , s’accorder des moments de détente rend les activités plus agréables et productives. Prendre soin de votre bien-être lors de vos voyages d’affaires vous garantit une efficacité optimale au moment de travailler.

Pour améliorer encore plus votre productivité, intégrez des sessions de travail courtes et ciblées à vos temps d’attente. Installez les mêmes applications sur votre téléphone et votre ordinateur portable, accessibles aussi bien hors ligne que connecté (via le cloud), et utilisez votre mobile comme point d’accès internet pour votre ordinateur. Vous pouvez ainsi travailler en attendant le train ou l’avion.

Les hôtels jouent un rôle essentiel dans la réussite d’un voyage d’affaires. Privilégiez un établissement disposant d’équipements modernes pour une expérience optimale, en veillant à des critères précis lors de votre réservation. Un excellent restaurant sur place vous permet d’anticiper la soirée avec plaisir et vous offre un confort supplémentaire, puisqu’il vous évite tout trajet pour regagner votre chambre. Après une journée de conférence intense, commander un repas directement dans votre chambre constitue aussi une agréable option.

À Paris, le Novotel Paris Porte de Versailles répond à tous ces critères, avec son restaurant Rosé, qui sert une cuisine méditerranéenne dans un cadre coloré au charme provençal. Proche du parc des expositions Paris Expo Porte de Versailles, cet hôtel dispose aussi d’un restaurant sur le toit, le Rooftop Pedzouille La Grange, qui offre une vue exceptionnelle sur la tour Eiffel.

Vous préparez un déplacement en Allemagne ? Réservez une chambre dans notre hôtel 4 étoiles à Munich, à deux pas du centre de congrès Messe Munich. En plus de son restaurant méditerranéen aux saveurs réconfortantes, le Novotel Munich Messe propose six espaces événementiels et une proximité idéale avec des parcours de running et des lignes de métro pour rejoindre le centre-ville. 

La possibilité de réserver une salle de réunion ou de séminaire directement dans votre hôtel permet aux participants de se concentrer sur leur travail sans avoir à se déplacer entre les réunions. Les équipes Novotel se tiennent à votre disposition pour vous conseiller sur les espaces, les équipements et les rafraîchissements adaptés à vos besoins. De nombreux hôtels disposent aussi d’un centre d’affaires.

Prendre soin de sa santé et de son bien-être est essentiel lors de tout déplacement, mais surtout lors d’un voyage d’affaires, qui nécessite d’être au meilleur de sa forme. Si la plupart des hôtels d’affaires disposent d’une salle de sport très pratique, un hôtel doté d’un spa et d’un espace bien-être vous permet de vous maintenir dans une forme optimale. L’espace bien-être urbain du Novotel Spa Rennes Centre Gare, doté d’une piscine, d’un sauna et d’un hammam, vous offre une oasis de détente à proximité de la gare et à 20 minutes de route du parc des expositions de Rennes. Cinq salles de réunion sont également disponibles sur place.

Prêt à embarquer pour un voyage d’affaires productif et serein ?